Naar de inhoud
Terug naar alle cases

AI-CASE

Geoptimaliseerde CrossFit-administratie

De administratie rond een sportschool is veel herhaalwerk: programmering samenstellen, bijhouden wat er al is geweest, en dat op meerdere plekken registreren. Dat draait nu als één systeem dat wekelijks een volledige programmering opstelt en ter goedkeuring voorlegt.

PERIODE
2025 - heden
GEBRUIKT
ClaudeN8NgooglesheetsObsidian

Het probleem

Een week programmeren is niet moeilijk, het is traag. Je moet weten wat er de afgelopen weken langskwam, of de verdeling over de bewegingspatronen nog klopt, wanneer een benchmark voor het laatst gedraaid is, en of je niet drie keer achter elkaar hetzelfde zwaartepunt pakt. Die kennis zit in je hoofd en in een handvol bestanden, en je moet hem elke week opnieuw bij elkaar rapen. Daarna typ je het resultaat over naar de planning en het logboek. Het denkwerk kostte een fractie van de tijd; het opzoeken en overtypen kostte de rest.

De aanpak

Eén systeem dat wekelijks een concept opstelt op basis van drie dingen: de trainingsmethodiek, de historie van wat er al geweest is, en een benchmark-jaarplanning. Het legt dat concept ter goedkeuring voor, en pas na akkoord verwerkt het de week in de planning en het logboek.

De goedkeuringsstap is geen tussenoplossing die er later uit moet. Programmering raakt aan blessurerisico, en een systeem dat zichzelf publiceert zonder dat iemand ernaar heeft gekeken is precies het soort automatisering dat je één keer te laat opmerkt. Wat overblijft is beoordelen in plaats van overtypen, en dat is de winst.

Het resultaat

De wekelijkse ronde is van opzoeken en samenstellen teruggebracht tot lezen en akkoord geven. Het draait op een vast moment in de week en meldt zichzelf, dus het is ook niet meer iets dat je kunt vergeten. De regels die eerst in mijn hoofd zaten staan nu opgeschreven, en dat bleek de grootste bijvangst: een regel die je moet formuleren voor een machine, moet je eerst zelf scherp krijgen.

Wat er misging

Twee dingen, en allebei kostten ze een avond.

De opslag kon wel rijen toevoegen maar niet bijwerken. Dat merk je niet meteen, want de eerste run werkt gewoon. Pas bij de tweede run op dezelfde week stond er een tweede rij in plaats van een gewijzigde, en las de rest van de keten er willekeurig een van. Opgelost door één plek aan te wijzen als het enige schrijfpad, in plaats van overal waar het uitkwam te schrijven.

En een van mijn eigen regels was onvervulbaar. Ik had geëist dat de benchmarks gespreid werden over de bewegingspatronen, maar zonder tijdsvenster keek de regel naar de hele historie en was er na verloop van tijd geen enkele week meer die eraan voldeed. De oplossing was een venster van twaalf weken. Dat is het soort fout dat je alleen vindt door het te laten draaien, niet door ernaar te kijken.

Andere cases